U proseku trošimo preko 2 sata na dolaznu elektronsku poštu. Pod pretpostavkom da mail ne proveravamo vikendom svejedno trošimo PREKO 20 DANA godišnje na email. A u jednačinu nismo ubacili faktor distrakcije: svaki put kad nam pažnja opadne, treba nam 24 minuta da povratimo koncentraciju. Ovako ispada da trošimo gotovo dva meseca na e-mail. 

Kako upravljati e-mailom, i osloboditi vreme? Ako pravilno iskoristite sledećih 8 principa, uspećete da prepolovite vreme provedeno u inboxu, i radite nešto pametnije, ili zabavnije: 

1. Pre proveravanja e-maila postavite prioritete 

Većina mailova su u suštini zadaci: uradi ovo, pogledaj ono, pošalji mi tu informaciju, pročitaj ovo.

Pre nego što krenete da rešavate tuđe prioritete, odredite sopstvene. Uzmite mali komad papira, i zapišite tri bitna cilja u danu. Prvi cilj odradite pre nego što uopšte otvorite mail. 

2. Prestanite da multitaskujete 

Kad otvarate e-mail, fokusirajte se na što delotvornije rešavanje bitnih stavki, i ništa drugo. Pisaćete bolje mailove, u kraćem roku. 

3. Nemojte proveravati e-mail pre spavanja 

Ako proveravate e-mail kasno, narušavate kvalitet sna. I to ne samo zbog svetlosti. Vi “naprežete” mozak baš onda kad bi trebalo da se odmara. 

4. Nemojte otvarati e-mail odmah nakon ustajanja 

Ranojutarnje proveravanje maila pravi pometnju u vašoj glavi, i meša vam prioritete. Vratite se na tačku broj 1! 

5. Kako upravljati e-mailom? Isključite notifikacije 

Osim ako vas član porodice, ili prijatelj zove i kaže da je u nevolji, ništa nije hitno. Pogotovo ne e-mail. Notifikacije vas usmeravaju na tuđe prioritete, a zaboravljate na sopstvene. 

6. Upoznajte bolje svog e-mail servera 

Svi e-mail serveri vam daju opciju “odgovori svima”, ili “dodaj primaoca”, zato se poslužite tim opcijama kako bi skratili vreme. Ne bojte se da pustite da prođu sati (pa čak i ceo dan) između dve provere inboxa. Neka drugi znaju šta da očekuju od vas: jasno naglasite kad ste spremni da odgovarate, i držite se tog rasporeda. 

7. Prestanite da šaljete šture poruke 

Možda mislite da znate sve da sažmete u jednu poruku, ali to će samo stvoriti mnoštvo pitanja.

Pišite tako da se obraćate stvarnoj osobi. Ubacite dodatne detalje i pojašnjenja. Predvidite tuđa pitanja, i odgovorite na njih. 

8. Iskoristite mobilni telefon 

Nemojte pretvoriti e-mail u chat: neke stvari je bolje obaviti telefonski. Ako je tema kompleksnija, i iziskuje više poruka, uzmite telefon. Dvominutni razgovor može vam uštedeti dane međusobne razmene mailova.